Estamos passando por um momento muito delicado no mundo, com a chegada e propagação do Coronavírus. Após a pandemia ter sido anunciada pela Organização Mundial da Saúde (OMS), as empresas tiveram que se adaptar ao novo cenário corporativo, adotando uma política de trabalho remoto.

Para as companhias que não podem migrar totalmente para este formato, é extremamente necessário seguir as orientações dadas pela OMS, implementando uma nova cultura empresarial. Medidas precisam ser tomadas para garantir que os funcionários não sejam expostos a riscos.

Entre as principais recomendações estão:

• Distribuição de material informativo com as devidas instruções para evitar o contágio, estimulando a prevenção ao coronavírus.
• Explicações sobre a importância da lavagem das mãos e utilização do álcool em gel 70º.
• Disponibilizar lavatório com água, sabão e álcool em gel 70º.
• Disponibilizar dispensers de álcool em gel 70º pelos ambientes.
• Manter o espaço arejado.
• Manter a distância de pelo menos 1,5m entre os funcionários.
• Fornecer material de proteção como máscaras, lenços de papel e luvas.
• Manter o local de trabalho limpo e desinfetado regularmente.
• Evitar aglomerações entre os colaboradores.

Com a crescente quantidade de casos confirmados da Covid-19 em nosso país e a recomendação para evitar locais com alto fluxo de pessoas a fim de diminuir as chances de contágio, governos estaduais e municipais têm fechado órgãos públicos e as empresas estão direcionando os trabalhadores para o home office.

Para que o funcionário trabalhe de casa e dê continuidade às suas atividades profissionais nesse momento de crise, a implementação e a utilização de plataformas e ferramentas digitais tornaram-se grandes aliadas.

Entre os recursos mais utilizados estão: 

• Realização de reuniões por vídeoconferências.
• Criação de grupos de gerenciamento de tarefas e projetos.
• Envio de mensagens instantâneas.
• Compartilhamento de telas.
• Envio de arquivos.

Tais medidas podem parecer simples, mas envolvem a preparação de infraestrutura, definição de regras, adequações jurídicas e, até mesmo, formatos para garantir a segurança das trocas de informações entre os funcionários e a empresa. Abordamos isso no artigo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Vamos conferir as 7 ações tomadas pelas empresas para a adaptação ao modelo home office neste momento de pandemia:

1. Criar uma política de home office | Esta política depende de empresa para empresa. Com esta medida, são estipuladas as ferramentas que serão utilizadas para executar as funções e comunicação entre a empresa e seus funcionários, definição de regras e todas as entregas que deverão ser realizadas. Estas deverão ser acertadas de maneira clara e objetiva, levando sempre em consideração o perfil de cada profissional, metas desejadas e seus prazos para que haja êxito no processo.  
2. O que é necessário para iniciar a política de home office | Para adotar este formato, basta que os funcionários estejam de acordo com o formato. Esse consentimento deve ser registrado através de um termo de aditivo e adicionado ao contrato de trabalho. Embora o funcionário esteja trabalhando em casa, a legislação determina diversos fatores e regras a serem seguidas, mas em casos emergenciais como este pelo qual estamos passando, pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), a cultura do home office pode ser conduzida da mesma forma que seria na empresa, com flexibilização das formalidades e um simples direcionamento. O empregado deverá cumprir a rotina normalmente, dentro do horário de trabalho, permanecendo disponível para contato online com a equipe, consultar sempre os canais de comunicação como e-mail e WhatsApp e claro, manter o sigilo total das informações acessadas remotamente.
3. Despesas da estrutura residencial | Este ponto fica a critério de um combinado entre a empresa e seu funcionário e de acordo com a legislação. O custo pode ser apenas do empregado ou, se necessário, a empresa deverá fornecer equipamentos e até mesmo arcar com despesas como internet, energia elétrica e telefone. Neste caso não devem ser considerados como parte da remuneração do funcionário.
4. Retirada do vale transporte e refeição | Como não há o deslocamento para a empresa, o vale transporte pode ser suspenso durante o período de home office. Quanto ao vale refeição ou alimentação, estes devem permanecer, independente do modelo de trabalho adotado.
5. A empresa deve fornecer as ferramentas necessárias | Ao criar a política de home office, são listadas todas as ferramentas que serão utilizadas neste período, lembrando sempre da importância e responsabilidade de proteger todas as informações acessadas, adequando-se a LGPD, que está para entrar em vigor dentro de alguns meses.
6. Controle da carga horária | No caso de emergência atual, as medidas são as mesmas adotadas na empresa. O controle legal é permitido através de controle eletrônico, por exceção, entre outros. Lembrando que o ideal é manter contato constante com o suporte.
7. Cancelamento de férias | Caso algum funcionário solicite o cancelamento de suas férias, é válido uma avaliação ou até mesmo uma negociação com a empresa. Como não há previsão legal para a alteração e, caso haja disponibilidade para a alteração, basta formalizar o pedido em conjunto com uma justificativa.

E você, passou ou está passando por esta adaptação em sua empresa? Conte para nós!

Marissol Lyra

Empreendedora, mãe, geek girl, profissional apaixonada da área de Marketing, com formação internacional em practitioner coach, dona da Petit Store e Community Manager/Sócia da Gestão de Coworking.